Miten saada sisäinen viestintä oikein?

Miten saada sisäinen viestintä oikein?

Kirjaa
Martin Simonsen

Kun on kyse sisäisen viestinnän ja tiedon jakamisen alustan valinnasta, miten varmistan, että teen oikean valinnan? Ziikin osakkaana olemme tiimini kanssa olleet mukana sadoissa isoissa ja pienissä tanskalaisissa ja kansainvälisissä yrityksissä osana päätöksentekoprosessiaan. Kokemuksemme perusteella haluan jakaa vinkkejä ja havaintoja, joista voi olla hyötyä prosessissasi.


Huomaa: Ziikin kumppanina olen selvästi puolueellinen. Toisaalta olen voittamassa onnellisia asiakkaita, en asiakkaita, jotka olisivat olleet tyytyväisempiä johonkin muuhun. Okei? Hyvä! Sitten olemme valmiita tarttumaan suureen kysymykseen: Kun on kyse sisäisen viestinnän ja tiedon jakamisen alustan valinnasta, mikä on oikea valinta - minulle, yritykselleni ja työtoverilleni.

1. Perusasian ymmärtäminen! Pahoitteluni, jos se on hieman 🤓

Paras rotu vai koko sviitti? 

Kun aloitat viestintäohjelmiston tutkimuksen, törmäät paljon uusia termejä, jotka ovat rodun parhaita ja täysiä, ja on tärkeää tietää nämä, koska erottelulla on kerrannaisia vaikutuksia useisiin muihin kysymyksiin.


Paras rotu tarkoittaa yleensä, että olet tekemisissä ohjelmistoalustan kanssa, joka on erityisesti kehitetty tekemään rajoitettu määrä tehtäviä todella hyvin, kuten sisäinen viestintä ja tietojen jakaminen, työvoiman hallinta, tarkistuslistat tai verkko-oppiminen.


Full-suitea käytetään useimmiten kuvaamaan kokonaista ohjelmistopakettia tai ratkaisupakettia, joka pyrkii kattamaan kaikki yrityksesi tarpeet kerralla, mukaan lukien sisäinen viestintä. Microsoft ja Google kehittävät tällaisia sviittejä.

20 eri alustan testaamisen jälkeen oli selvää, että Ziik oli ainoa, joka pystyi tukemaan monimutkaista organisaatiotamme - Ali Gharaee, Subway


Kukaan ei ole voittanut jalkapallon ja hiihdon maailmanmestaruuden

... Ja ollaan rehellisiä: kukaan ei tule koskaan olemaan. Joten vaikka ketään ei ole vielä erotettu Microsoft-tuotteen valinnasta, neuvoni on silti: Älä valitse palveluntarjoajaa, josta aiot käyttää vain 50% ominaisuuksista. Tämä luo yleiskuvan puutteen ja vaarantaa käyttäjäystävällisyyden, mikä näkyy vähäisenä sitoutumisena. On todennäköistä, että he eivät pysty täysin keskittymään niiden suorittamiseen sekä erikoistuneeseen ja keskittyneeseen rodun parhaaseen tuotteeseen. Jos tarvitset viestintä- ja tietojenjakoalustan, mene näihin ominaisuuksiin keskittyvän palveluntarjoajan kanssa. Jos tarvitset verkko-oppimisratkaisua, etsi siihen erikoistunut palveluntarjoaja. Oppiminen ei ole helppoa! Tarvitset muutakin kuin ohjelmistoja. Esimerkki: jos viestintäalustan tarjoaja näyttää sinulle verkkokyselyn, jossa on primitiivinen pelillistämisominaisuus, ja kutsuu sitä verkko-oppimisjärjestelmäksi – hän ei ole erikoistunut verkko-oppimiseen. Eikä luultavasti kommunikaatiossakaan.


2. Ratkaisun valitseminen toistaiseksi ja tulevaisuudessa

Pilvilaskenta ja SaaS ovat tulevaisuutta

Haussa törmäät usein käsitteitä pilvilaskenta (tai pilvipohjainen tai vain pilvi) ja SaaS (Software as a Service). Tämä tarkoittaa vain sitä, että ohjelmisto ei "elä" ja toimi tietokoneellasi tai omilla palvelimillasi. Sen sijaan tietokoneesi (laite) käyttää Internetiä päästäkseen tietokoneeseen tai palvelimeen jossakin muualla, joka suorittaa ohjelman. Se on melko fiksua, koska se tarkoittaa, että et tarvitse suurta asennusta ohjelman käyttämiseen, kirjaudut vain sisään, lataat sovelluksen ja aloitat ohjelmiston käytön.  

Ohjelmisto palveluna on joustava

Toinen pilvilaskennan ja SaaS-konseptien hieno ominaisuus on, että ohjelmistosi päivittää itsensä automaattisesti aina tarvittaessa. Tämän ansiosta palveluntarjoajien on myös helppo ottaa käyttöön uusia toimintoja ja ominaisuuksia sekä päivittää ohjelmaa jatkuvasti yrityksesi tarpeiden mukaan. Tämä on toinen syy, miksi sinun valintasi on mennä palveluntarjoajan kanssa, jolla on selkeä suunta heidän rodun parhaalle ratkaisulleen.


Kotouttaminen on avainasemassa!

Kyky integroida muihin ohjelmistoratkaisuihin on oltava keskeinen osa uutta viestintä- ja tiedonjakoalustaasi. Näin, kun yrityksesi tarvitsee muita palveluita, kuten verkko-oppimisratkaisun , voit integroida ratkaisun rodun parhaalta verkko-oppimisen asiantuntijalta. Verkko-opiskelu ei ole vain verkko-oppimista! Se on monimutkainen ala, jonka hallitseminen vaatii tietoa. Me Ziikillä uskomme Learningbankin tarjoamaan Learningbankin "Learning Lifecycle Platformiin".


Rodun parhaat ratkaisut voivat olla ertiiviä, mutta ne on ytimeltään rakennettu toimimaan saumattomasti yhdessä muiden palveluntarjoajien kanssa. Teknologian kehityksen ansiosta on nyt mahdollista sitoa kaksi rodun parasta tuotetta niin tiiviisti yhteen, että käyttökokemus ei kärsi vaihdellessa näiden kahden välillä.

Ziik helpottaa ehdottomasti viestintää, yhteistyötä ja asiakirjojen jakamista – varsinkin kun, kuten alallamme usein tapahtuu, yritys ei ole keskitetty yhteen paikkaan - Christian Cordsen, Vesti Olsen & Hansen A/S

Erikoistumisohjelmistojen valitseminen vähentää riskejä

Erikoistuneen, tilaus- ja pilvipohjaisen SaaS-ratkaisun valitseminen on myös riskejä lieventävää, koska suuria etukäteisinvestointeja ei tarvita. Rekisteröidyt ja lähdet, maksat vain siitä, kuinka monta käyttäjää sinulla todella on – ja voit yleensä peruuttaa tilauksesi kuukauden varoitusajalla. Lisäksi tämän kaltaiset ratkaisut on suunniteltu kasvamaan yrityksesi kanssa. Uusien työntekijöiden tai uusien liiketoimintatyökalujen lisääminen ja mukaan saaminen voidaan tehdä klikkauksella. 


Jos taas valitset täydellisen ratkaisun, sinun on tiedettävä, että riittämättömien ominaisuuksien korvaaminen erikoisominaisuuksilla voi olla paljon monimutkaisempaa, kun haluat tehdä niin. Lisäksi maksat ominaisuuksista, joita et oikeastaan tarvitse.


Kaikki yllä olevat kohdat varmistavat, että saat ratkaisun, jota voit aloittaa tänään, sekä jotain, joka on tulevaisuudenkestävä!


3. Miten Ziik on sijoitettu tähän kaikkeen

Ziikin lähestymistapa rodun parhainta

Ziik on rodun paras alusta, joka on 100% omistettu sisäiselle viestinnälle ja tietojen jakamiselle. Olemme uudistaneet intranetin ja tehneet tarpeettomat toiminnot ja monimutkaiset käyttöliittymät pois. Työntekijöisi ei tarvitse käyttää aikaa sen käytön oppimiseen, koska se tulee intuitiivisesti ja maksat vain siitä, mitä tarvitset. Olemme valinneet tämän lähestymistavan, koska viestintä on ajaton, yleinen tarve, joka ei rajoitu tiettyyn teollisuuteen. Se ei ole trendi, joka hiipuu ajan myötä. 

Paholainen on yksityiskohdissa.

Kun puhumme viestinnästä, on tärkeää huomata, että on erittäin vaikeaa noudattaa yksinkertaista vaatimusluetteloa, kun valitset uuden ohjelmistoratkaisun. Eri toimintojen vaihtelu on liian suuri yksinkertaisesti "rastittamaan ne pois" tekemättä perusteellisempaa testausta. 


Esimerkkeinä voin huomauttaa, että ryhmät eivät ole vain ryhmiä ja chat ei ole vain chat. Jos käynnistät aivan uuden viestintäalustan ja kaikki työntekijäsi niputetaan samaan keskusteluun – se ei totu. Jos alustasi edellyttää, että työntekijät löytävät ja rekisteröityvät tiettyihin ryhmiin itse – he eivät totu. 


Jos tarkistusluettelossasi kysytään "Ryhmät ja keskustelu", varmista, että järjestelmän avulla voit määrittää ryhmät haluamassasi päin, jotta ne ovat merkityksellisiä yrityksellesi ja työtovereillesi. Varmista sitten, että järjestelmä on suunniteltu siten, että voit määrittää sääntöjä, joiden avulla voit esimerkiksi lisätä työntekijöitä automaattisesti tiettyihin ryhmiin heidän tehtävänsä tai maantieteellisen sijaintinsa perusteella – tai mikä tahansa yrityksesi kannalta merkityksellinen – sekä antaa sinun lisätä työntekijöitä manuaalisesti. Näin kaikki on toiminnassa ja käyttövalmis, kun uusi käyttäjä kirjautuu sisään ensimmäistä kertaa. Nykyään Ysikin ryhmät on kaikkien asiakkaidemme käytetyin ominaisuus ja se toimii joka tapauksessa. 

Todellinen resurssi luo todellista käyttäjän sitoutumista

Kuten edellä mainittiin, kollegojen ei tarvitse tehdä paljon aloittaakseen Ziikin kanssa. Itse asiassa heidän on vain kirjauduttava sisään ja mentävä, ja heillä on kaikki, mitä he tarvitsevat kommunikoidakseen jo perustettujen työtovereiden ja asiaankuuluvien johtajien kanssa. Ainutlaatuinen markkina-asemamme on edistää todellista sitoutumista viestinnän avulla ja antamalla käyttäjille mahdollisuus löytää ja käyttää tarvitsemaansa tietoa, kun he sitä tarvitsevat. 


Näin Ziikistä on tullut todellinen voimavara työntekijöille. Hyödyllinen työkalu, joka tekee heidän työpäivistään helpompia ja hauskempia. Ainutlaatuinen hierarkia ja ominaisuuksien yhdistelmä johtavat siihen, että jokainen Ziik-käyttäjä osallistuu aktiivisesti yrityksensä ja työtovereidensa kannalta merkityksellisen sisällön luomiseen. Lopputuloksena on alhaalta ylöspäin ajettava lähestymistapa, joka vaatii viime kädessä vähemmän resursseja keskushallinnolta johtamista ja toimintaa varten. 

Sovellus on ollut erittäin arvokas työntekijöillemme. Veikkaukseni on, että 99% käyttää aktiivisesti sovellusta, kun taas ne meistä, jotka usein julkaisevat ja päivittävät käsidesit, ovat erittäin iloisia siitä, että on olemassa myös työpöytäversio - William Engman, Bastard Burgers


Todellisen sitoutumisen mitta

Uskomme, että todellinen sitoutuminen perustuu motivaatioon. Käyttäjät haluavat avata Ziikin ja olla vuorovaikutuksessa sisällön kanssa, koska se on heille merkityksellistä ja arvokasta. Jos haluat mitata työntekijöiden sitoutumista Ziikin kanssa, voit lisätä lukukuittauksia tärkeisiin viesteihin ja viesteihin. Lisäksi näet kaikki käyttäjätilastot suoraan alustalla. 


Tämä on totuudenmukainen sitoutumisen mittari kuin kollegoiden kiusaaminen kyselylomakkeilla ja virtuaalimitalien jako sen perusteella, kuinka monta he suorittavat. Ajattele vain: Missä yrityksessä on sitoutuneita työntekijöitä, se, joka voi nähdä työntekijöiden kirjautuvan Ziikiin kaksi tai kolme kertaa päivässä ratkaistakseen todellisia liiketoiminnan kannalta kriittisiä tehtäviä, kommunikoidakseen työtovereiden kanssa tai käyttääkseen usein kysyttyjä kysymyksiä? Tai se, joka käyttää kyselylomakkeita ja testejä voidakseen dokumentoida, että heidän työntekijänsä ovat todella ymmärtäneet prosessinsa?

Työntekijöille tiedottaminen ja aktivoiminen työntö- ja vetotehosteiden luomiseksi

Ziik on sovelluspohjainen (sekä iOS että Android), koska sen avulla voimme luoda käyttökokemuksen, joka pääsee mahdollisimman lähelle täydellistä, mikä varmistaa, että ihmiset kentällä käyttävät sitä kuin he menevät alustalle. Voimme myös käyttää push-viestejä ja ilmoituksia päämajan viesteissä – aivan kuten ihmiset ovat tottuneet sosiaalisesta mediasta. Tämä luo täydellisen tasapainon työnnön ja vetäjän välillä. 


Ja sinun ei tarvitse mukauttaa yritystäsi tiettyyn asennukseen, sinulla on vapaus räätälöidä alusta yrityksesi rakenteen ja työnkulkujen mukaan. 

Integroi uusia työkaluja Ziikin laajentamiseksi

Jos sinun on lisättävä työkaluja verkko-opiskeluun, vuorojen ajoitukseen, tarkistuslistoja tai jotain muuta, meillä on useita kumppaneita, joiden kanssa voimme integroida, tai voimme lisätä pikalinkkejä ulkoisiin järjestelmiin ja sovelluksiin. Näin voit olla varma, että käytät aina uusinta rodun parasta teknologiaa antaaksesi sinulle organisaatiosi tarvitsemat toiminnot – ei enempää, ei vähempää. 


Kompromisseja ei ole, koska jokainen ratkaisu on valittu niiden kohdennetun lähestymistavan vuoksi tietyn ongelman ratkaisemiseksi. Ja jos se ei riitä, voit jopa luoda omia integraatioita REST API:n kautta (kysy IT-osastoltasi). Lyhyesti sanottuna saat valita ratkaisusi luodaksesi ihanteellisen kokoonpanon. 


Kokeile Ziikiä

Toivottavasti tämä pieni opas on hyödyllinen. Ja jos olet kiinnostunut Ziikistä, käy ziik.io aloittaaksesi ilmaisen 30 päivän kokeilujakson tai varataksesi online-demon.